اداره امور دانش آموختگان

یکی از مهمترین امور معاونت دانشجویی بحث فراغت از تحصیل است و با توجه به اینکه اعتبار دانشجو پس از پایان تحصیلات به مدرک آن ارتباط دارد، فعالیت این حوزه به صورت یک کار اساسی و پایدار برای دانشگاه از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

اداره کل امور فارغ التحصیلان با ماموریت هماهنگی، تدوین آیین نامه ها، دستورالعمل ها و ایجاد سیستم و رویه یکسان و یکنواخت در سطح کلیه واحدهای دانشگاهی و نظارت بر اجرای مراحل فارغ التحصیلی و صیانت از حقوق دانش آموختگان دانشگاه و تایید مدارک آنان با لحاظ کردن کیفیت و امنیت بالا فعالیت می نماید

انجام این مهم با اجرای وظایف ذیل تحقق می یابد:

- صدور بخشنامه های مربوط به مراحل فارغ التحصیلی و مدارک

- تهیه فرم های خام اعم از گواهینامه موقت، دانشنامه و مدارک مصوب با اصول امنیتی آن

- تخصیص فرم خام مدارک با شماره سریال های یکتا به واحدهای دانشگاهی برابر نیاز اعلام شده

- تهیه نرم افزارجهت ثبت اطلاعات فارغ التحصیلان، تهیه لوح فشرده جهت ارسال اطلاعات ازواحدهاوهمچنین ارتقاء نرم افزار

- تعیین نوع مدارک به دانش آموختگان متناسب مقرارت آموزشی

- بررسی رشته های تحصیلی متناسب سال ورود، مصوبات رشته، سرفصل گذرانده شده بامصوبات شورای عالی برنامه ریزی
- ایجاد بانک اطلاعاتی جامع از تمامی فارغ التحصیلان دانشگاه از ابتدا تا کنون

- تایید مدارک واصله پس از بررسی مشخصات دانش آموختگان با اطلاعات آزمونی، مدارک پایه، وضعیت تحصیلی فرد در طول دوره و...

- ثبت سوابق مدارک فارغ التحصیلان در بایگانی دیجیتالی

- چاپ هولوگرام و دیتافویل (برچسب امنیتی) جهت افزایش ضریب امنیت بر روی مدارک فارغ التحصیلان

- تهیه نامه مربوط به ارسال مدارک تایید شده به واحدهای دانشگاهی ذیربط و همچنین مدارک عودت داده شده با ذکر علت عودت مدارک

- تایید ریزنمرات قابل ترجمه دانش آموختگان متناسب درخواست افراد ذینفع

- کنترل و رسیدگی مدارک تحویل داده شده در واحدها از طریق دریافت صورتجلسات مصرف مدارک و مستندات ضمیمه آنها

- ابطال فرم های مخدوشی و ثبت آن در بانک اطلاعاتی بمنظور جلوگیری از هرگونه سوء استفاده

- پاسخگویی به استعلام های سازمان ها و موسسات براساس سیستم جامع اطلاعات مربوط به فارغ التحصیلان در این اداره کل و تایید اصالت مدرک یا جعل آنها و در صورت لزوم انعکاس موارد جعل به دوایر ذیربط

- بررسی سوابق و اسناد مرتبط به مفقودی مدارک و صدور مدارک المثنی برابر ضوابط و دستور العمل های مربوطه

- بررسی سیستماتیک وضعیت امور فارغ التحصیلان واحدها و مراکز دانشگاهی و تهیه گزارش های مربوطه، بمنظور رفع مشکلات و تسریع در تنظیم و ارسال مدارک دانش آموختگان

- نظارت و کنترل عملکرد امور فارغ التحصیلان واحدهای دانشگاهی از طریق سیستم های مکانیزه موجود در این اداره کل

- تایید مدارک دانشگاهی جهت ترجمه و ارائه به اداره مترجمین رسمی قوه قضائیه و وزارت امور خارجه

- راه اندازی سیستم اینترنتی استعلام مدارک فارغ التحصیلان برای ادارت داخلی

- هماهنگی با سازمان وظیفه عمومی جهت صدور معافیت های تحصیلی

- اخذ و ابلاغ آخرین ضوابط و دستور العمل های وظیفه عمومی جهت هماهنگی با ضوابط موجود دانشگاهی و ابلاغ آنها به واحدهای دانشگاهی

- نظارت بر عملکرد واحدهای دانشگاهی در رابطه با اجرا صحیح ضوابط و قوانین وظیفه عمومی

- هماهنگی و برگزاری کارگاه ها و دوره های آموزشی برای مسئولین و کارشناسان ادارات فارغ التحصیلان واحدهای دانشگاه

- هماهنگی و برگزاری کارگاه ها و دوره های آموزشی برای کارشناسان امور مشمولین واحدهای دانشگاه

- استخراج و تهیه لیست دانشجویان ممتاز جهت استفاده از سهمیه ممتازین و اعلام آن به مرکز آزمون در مقاطع مختلف تحصیلی

- هماهنگی و بررسی عناوین رشته های تحصیلی جهت درج در دفترچه آزمون

اهداف:

- تسریع در صدور مدارک فارغ التحصیلان در حداقل زمان ممکن

- مکانیزه کردن سیستم

- به حداقل رساندن هزینه در صدور مدارک فارغ التحصیلان و حداکثر رساندن تسهیلات برای فارغ التحصیلان

- ایجاد ارتباط با فارغ التحصیلان از طریق سایت معاونت دانشجویی

- به حداقل رساندن جعل مدارک فارغ التحصیلان

چشم انداز:

- ایجاد سیستم جامع و یکپارچه فارغ التحصیلان در سطح کل دانشگاه